Unidad 2 Ses, 5 Act, 2 

Universidad Abierta y Distancia de México

 

 Presenta: Jhonathan Domínguez Velazco

Aspirante a la Licenciatura de Administración y Gestión Pública

Administración de Tiempo

Si existe algo que debemos apreciar en nuestra vida es el tiempo. Su incorrecta gestión puede influir negativamente en la toma de decisiones, en el trabajo realizado. El tiempo es inflexible pasa y no se detiene. Las frases comunes “no tengo tiempo”, “me faltan horas”, “se me acabó el tiempo”, “me ganó el tiempo”, “el tiempo voló”, etc., son frases que utilizamos comúnmente para referirnos a este bien tan preciado. Perder el tiempo es más peligroso que malgastar el dinero. El tiempo es de uno y no pertenece a nadie más. La forma en cómo se usa el tiempo define quien es uno. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante.

Concepto de administración del tiempo

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:

·         Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

·         Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le

asignen a las actividades diarias.

·         Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se

planteen.

·         No se puede comprar.

·         No se puede atrapar, detener o regresar.

·         Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo

grado de efectividad.

·         Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo, todo el mundo tiene todo el

tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

·         El más importante de los recursos.

·         El más atípico de los recursos.

·         Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se nos acaba.

·         Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.

·         El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede realizarse sin

tiempo.

·         Recurso insustituible.

Los problemas más comunes que se tiene para administrar el tiempo son:

−      Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para

transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.

−      La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.

−      Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.

−      También sucede que no saben decir “no” a las distracciones externas.

−      Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.

−      Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.

−      Dejan las anotaciones del registro de cómo se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cual no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que se maneje.

−      No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.

−      La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva.

−      Algunos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.

−      En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

−      Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día.

−      Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo.

−      Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.

−      Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar

Para tener una buena administración de tiempo se tiene que contar con herramientas necesarias para poder realizar de una manera más eficiente las actividades encomendadas, estas herramientas pueden ser:

 Tiempo de respuesta y tiempo discrecional

Tiempo Respuesta: es el que obliga a estar en función de dar respuesta a lo que se presenta y que

no sabemos por anticipado, es simultáneo, impredecible y disperso.

Tiempo Discrecional: es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se concreta la

atención solamente en una cosa.

Cada uno de estos tiempos es el 50 % de la jornada. Sin embargo, existe la sensación de que el

Tiempo Discrecional es menor y que se escapa del control.

Es importante tener en cuenta estos diferentes tipos para no planificar la utilización de todo el

tiempo, ya que parte de él es utilizado para el tiempo de respuesta.

Por lo tanto, si bien se resaltó la importancia de la planificación, se debe saber que no todo el

tiempo es planificado ni se debe planificar. Hay que evitar los extremos buscando la línea media

que es poder decir que hay actividades que son panificables, que son anticipables y hay otras que

no lo son ni deben serlo.

Planificar es tomar decisiones por anticipado, planteando cuáles son los objetivos para decidir

adecuadamente.

Los objetivos deben ser:

·         realistas

·         estimulantes

·         flexibles

·         verificables

LA PLANEACION DEL TIEMPO.

Hábitos para administrar el tiempo

1. Decide adonde quieres ir (metas y objetivos)

2. Decide que debes hacer para llegar allí (planes y estrategias)

3. Empieza por lo más importante (Prioridades)

4. Asigna a cada cosa sólo el tiempo justo. Y delega

5. Sigue tu programa (Ejecución)

6. Concéntrate en solo un asunto. Y termínalo (supervisión y

control)

7. Hazte la vida más fácil (Disfruta)

Técnicas de Planeación

·         Manuales de objetivos y políticas

·         Diagramas de procesos

·         Gráficas de Gant

·         Diagrama PERT

·         Método de Ruta Crítica

¿Que se percibe con la dinámica?

 Mostrar al grupo la diferencia de un estudiante como:

Objetivos:

− Administrar el tiempo para su estudio.

− Incentivar al grupo que arroje las conclusiones, por lo que se haya transmitido por medio de la

dinámica.

− Llevar las conclusiones para así formar hábitos en función de administrar y ahorrar tiempo.

Dentro del Desarrollo: a través de una dramatización empleados gestos corporales. Se abrirá un ciclo

de preguntas del equipo hacía el grupo, tratando de concluir.

Conclusión

− Planificación de horas de estudios (crear hábitos).

− Evitar los Distractores (Radio, Televisor, Revistas, Celulares, camas, etc).

− Realizar horarios según prioridades. (Tiempo Productivos).

− Realizar exámenes previó para afianzar dominio de tema.

− Uno de los mayores impedimentos de un trabajo bien hecho tiene que ver con la mala gestión

del tiempo.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Cesar Pérez Rodríguez. (septiembre-diciembre 2009). Administración del Tiempo. Universidad Tecnológica de Puebla Recuperado de https://www.academia.edu/6390386/Administraci%C3%B3n_del_Tiempo

Mtra. R. Fabiola Camacho López. (septiembre 2011.). Curso: “Administración del Tiempo”. Centro de Educación Continua Unidad Mazatlán Recuperado de https://www.repositoriodigital.ipn.mx/bitstream/123456789/5509/1/ADMINISTRACION%20DEL%20TIEMPO.pdf

Rosanna Silva Fernández. (). Administración del tiempo . Recuperado de https://www.emagister.com/shared/es/cgratis_uploads_courses/5/5/3/52419.pdf